Novarexi
Mali müşavirlikte iş yükü aya eşit dağılmaz. Ayın ilk yarısı beyanname, üç ayda bir geçici vergi, yıl başında bilanço ve gelir vergisi. Bu takvim sıkıştığında büroda telefona bakacak vakit kalmaz.
Sorun şu ki müşterinin sorusu da tam o günlerde gelir: "son gün ne zaman", "hangi belgeleri getireyim", "bu gider kabul ediliyor mu". Aynı soru, farklı kişilerden, aynı hafta içinde onlarca kez.
Bu yazı o yükü azaltmak üzerine.
Aynı sorunun tekrar tekrar sorulmasının sebebi
Cevap çoğu zaman bir yerde yazılı değildir. Müşteri geçen dönem de sormuştur, cevabı almıştır, ama bir yıl sonra hatırlamaz — çünkü onun için yılda bir kez olan bir iş, sizin için her ay tekrarlayan bir rutindir.
Bir bilgi yazılı ve ulaşılabilir olduğunda soru sayısı belirgin biçimde azalır. Yazılı olmadığında ise her dönem sıfırdan anlatılır.
Reklam yasağı burada ne diyor
Mali müşavirlerin tanıtımı düzenlemeye tabidir: TÜRMOB Haksız Rekabet ve Reklam Yasağı Yönetmeliği, iş elde etmeye yönelik reklam sayılabilecek eylemleri yasaklar.
Ama aynı yönetmelik bilgilendirmeyi yasaklamaz. Yönetmeliğin ilkeler maddesi, meslek mensubunun nesnel ve mesleğine ilişkin olduğu sürece işi ve şahsı hakkında açıklama yapabileceğini söyler. Sirküler ve benzeri mesleki dokümanların mevcut müşterilere gönderilmesi de açıkça düzenlenmiştir.
Yani ayrım şurada: "bize gelin, en iyi hizmeti veriyoruz" bir iş elde etme çabasıdır. "Geçici vergi dönemi başladı, şu belgeler gerekiyor" ise nesnel bir bilgilendirmedir. Bu yazının konusu ikincisi.
Kesin sınırın nerede olduğu her durumda net değildir; tereddütte kalınan bir içerik için bağlı olunan odaya danışmak en sağlıklısıdır.
Yoğunluk başlamadan önce yazılması gereken dört şey
1. Dönem takvimi. Hangi beyanname hangi tarihte. Basit görünür ama müşterinin aklında bu takvim yoktur; sizin için rutin olan tarihler onun için sürprizdir.
2. Evrak listesi. Dönem başında hangi belgelerin toplanacağı. Bir kez hazırlanır, her dönem küçük güncellemelerle yeniden kullanılır. Eksik evrakla gelen müşteri sayısını en çok azaltan içerik budur.
3. Mevzuat değişikliği notu. Oran, kapsam ya da usul değiştiğinde kimin etkilendiğinin sade özeti. "Herkesi ilgilendirmiyor" bilgisi de en az değişikliğin kendisi kadar değerlidir — gereksiz soruyu baştan keser.
4. Sık karıştırılan konular. Gider kabul şartları, e-belge kapsamı, bordro kalemleri. Yılda birkaç kez aynı açıklamayı yapıyorsanız, o açıklama yazılı olmalıdır.
Bunu elle yürütmek: bir haftanın gerçek hâli
Yukarıdakiler yapılabilir işler. Bir haftanın mali müşavirlikte neye benzediğini yazalım:
- Ne yazılacağına karar vermek. Bu hafta hangi dönem yaklaşıyor, hangi tebliğ çıktı: on beş dakika, ama takip edilmesi gereken kaynak çoktur.
- Metni yazmak. Mevzuatı sade dile çevirmek, yanlış anlaşılmaya kapalı yazmak: yarım saat. Hata payı düşük olmalı, çünkü yanlış bilgi düzeltmekten daha pahalıdır.
- Görseli hazırlamak. Takvim ya da liste görselini düzenlemek: yarım saat.
- Gelen soruları cevaplamak. Paylaşımdan sonra soru gelir ve genellikle mesai dışında gelir.
Toplamı haftada bir buçuk saat civarı. Sorun sürede değil, ne zaman gerektiğinde: bu içeriğin en çok işe yaradığı an, yoğunluğun başlamasına birkaç hafta kaladır — yani zaten ayın en sıkışık döneminin hemen öncesi.
Pratikte olan şu: en gerekli olduğu hafta yazılamıyor, sakin dönemde ise gündemde bir şey olmuyor.
İki yol
Bir ajansa vermek. Aylık on beş bin lira civarı ve çoğunlukla üç aylık sözleşme. Bir de şu var: ajans mevzuatı bilmiyor. Beyanname takviminde bir tarihi ya da bir tebliğin kapsamını yanlış yazması, sizin adınıza yanlış bilgi yayınlanması demek — bu meslekte kabul edilebilir bir risk değil.
Novarexi. Büronuzu bir kez tanıtırsınız; dönem hatırlatmaları ve bilgilendirme metinleri hazırlanır, siz onaylarsınız, hesaplarınızda paylaşılır. Onay adımı burada kritik: hiçbir metin siz görmeden yayımlanmaz, yanlış bulduğunuz bir ifadeyi düzeltir ya da hiç onaylamazsınız. Metinler bilgilendirme dilinde kurulur; "en iyi", "garanti" gibi iddialar üretilmez. İçerik Türkçe yazılır. Ayda 100 dolar — yaklaşık 4.900 lira. Sözleşme yok, iptal tek tık, kurulum iki dakika. Üç gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Mali müşavirlik büroları için hazırladığımız sayfada dönem hatırlatmalarının nasıl kurulduğunu örnek gönderilerle görebilirsiniz. Haftada kaç gönderi yeterli olduğuna dair yazımıza da göz atabilirsiniz.
